Jak sprawić, by spotkania na hali produkcyjnej były bardziej efektywne?

Nowoczesne narzędzia przetwarzające dane w czasie rzeczywistym, czy gotowe dashboardy, mogą sprawić, że spotkania będą wysoce efektywne i zapobiegną problemom z zarządzaniem czasem. Ważne jest, aby spotkania były dobrze zaplanowane, aby nie zabierały cennych godzin pracy, które można wykorzystać na produkcję. Wdrożenie tych narzędzi usprawni przekazywanie informacji i skróci czas potrzebny na przygotowanie się do spotkania.  

Przyczyny nieefektywnych spotkań warsztatowych

Istnieje wiele powodów nieskuteczności spotkań warsztatowych, które wykraczają poza brak nowoczesnych narzędzi. Co dokładnie może mieć na to wpływ?

• Dane spóźnione, nieprecyzyjne, niekompletne lub brakujące - brak systemu dostarczającego dane w czasie rzeczywistym bezpośrednio z produkcji oznacza, że dane z poprzednich lub niedawno zakończonych zmian nie mogą być łatwo przeanalizowane i ocenione pod kątem usprawnień lub uwag w najbliższej przyszłości. Utrudnia to wdrażanie uzasadnionych sugestii dotyczących poprawy organizacji pracy na linii produkcyjnej.
• Brak określonego porządku i czasu spotkania -. Długiemu czasowi poświęcanemu na nieproduktywne i odbiegające od tematu dyskusje można łatwo zapobiec, przekazując wszystkim pracownikom szczegółowe informacje dotyczące kwestii, które mają być omawiane podczas przydzielonego czasu.
• Brak zagregowanych uwag i wniosków - łatwo jest zapomnieć historię poprzednich spotkań lub to, co zostało wcześniej uzgodnione lub zasugerowane. Można to łatwo rozwiązać, robiąc cyfrowe notatki, które można następnie zapisać i udostępnić wszystkim zainteresowanym.
• Przygotowania często zajmują więcej czasu niż prawdziwe spotkanie - Na przykład zbieranie danych produkcyjnych od uczestników może być szczególnie czasochłonne. Można temu zapobiec, planując z wyprzedzeniem i delegując zadania w miarę potrzeb, aby pracownicy na hali produkcyjnej pozostali skupieni na wykonywanej pracy. System MES jest szczególnie wydajnym narzędziem do automatycznego gromadzenia danych w czasie rzeczywistym w celu ich przetwarzania.
• Narzędzia takie jak tablice mogą okazać się czasochłonne i przestarzałe. Choć początkowy nakład może być wysoki, gotowe dashboardy sprawiają, że spotkania są bardziej zwinne, a także ułatwiają przygotowania.

 

Interactive Meetings - jak zwiększyć zaangażowanie w codzienne spotkania?

Digitalizowane spotkania, lub interaktywne spotkania, jak są znane w ANT, są kluczem do uczynienia codziennych spotkań bardziej wydajnymi i atrakcyjnymi dla uczestników. Możliwość zobaczenia w czasie rzeczywistym danych dotyczących ulepszeń lub potencjalnych problemów jest zachęcająca dla pracowników i pozwala im zobaczyć, dlaczego i gdzie potrzebne są zmiany lub gdzie rzeczy działają dobrze. Jeśli spotkania będą organizowane z 65-calowymi ekranami dotykowymi, zwiększy to widoczność i przejrzystość danych. Pracownicy są wtedy w stanie łatwiej przyswoić i przetrawić dane, co oznacza, że zmiany prawdopodobnie zostaną szybko wdrożone, a tym samym usprawnią przepływ pracy. Przygotowanie danych produkcyjnych może być szczególnie czasochłonne. Zagregowane dane w czasie rzeczywistym są gotowe do wyświetlenia za pomocą kilku kliknięć, co ogranicza stratę czasu na przygotowania. Dotyczy to również gotowych szablonów przygotowanych z wyprzedzeniem na potrzeby dzienników lub zmian zmian, które zwiększają wydajność, ponieważ skupiają się na najważniejszych danych. Aby ułatwić te zadania, do przygotowania szablonów można wykorzystać narzędzia typu drag and drop. Dodatkowo, wdrożenie precyzyjnej agendy ze wskazaniem czasu pomoże zachować ramy czasowe spotkania. Przydatne będzie również dostarczenie uczestnikom kopii agendy spotkania, aby byli świadomi kwestii, które będą omawiane i kiedy należy zadawać pytania. Proste dane i liczby negatywnie wpływają na odbiór prezentacji i nie są łatwo przyswajalne. Aby zwiększyć dogłębne zrozumienie prezentowanych zagadnień i codziennych wyzwań, z którymi mierzą się pracownicy, warto wdrożyć wizualizację danych w postaci zdjęć, nagrań i czytelnych wykresów. Dzięki temu możliwe jest wprowadzanie zmian i usprawnień z większą skutecznością. Co więcej, decydując się na wprowadzenie interaktywnych form spotkań i urozmaicając je poprzez przekazywanie informacji w formie cyfrowej, ogranicza się formalności. Możliwość interakcji z ekranem wpływa na dynamikę spotkania i pozwala na wprowadzanie zmian na bieżąco. Korzystając z ekranów z interfejsem dotykowym, jak to ma miejsce w ANT, dane i notatki mogą być bezpośrednio rejestrowane, agregowane, przechowywane i wysyłane do uczestników po każdym spotkaniu. Oznacza to, że można się do nich odwoływać w razie potrzeby, a nawet mogą stanowić punkt odniesienia, eliminując tym samym konieczność tworzenia osobnych materiałów referencyjnych.  

Korzyści z wdrożenia spotkań interaktywnych

Jak widać, istnieje szeroki zakres korzyści płynących z usprawnienia spotkań w sklepie poprzez wprowadzenie narzędzi cyfrowych. Najważniejszym czynnikiem, na który wpływają narzędzia cyfrowe, jest redukcja marnowanego czasu podczas spotkań firmowych. Szacuje się, że elementy obejmujące gotowe do użycia pulpity nawigacyjne mogą pomóc zaoszczędzić do 85% całkowitego czasu przeznaczonego wcześniej na przygotowanie spotkania. Oznacza to, że czas ten może zostać przesunięty na inne, bardziej pilne obszary, takie jak sposoby usprawnienia samego procesu produkcji. Ponadto uważa się, że narzędzia cyfrowe mogą skrócić czas przekazywania zmian nawet o 50%. Nie tylko poprawia to satysfakcję pracowników, ale także zapewnia minimalne opóźnienia w produkcji. W wielu przypadkach, bezpośrednie przekazywanie informacji staje się przestarzałe, a operatorzy są w stanie po prostu przekazać wszelkie problemy lub zmiany, o których należy wiedzieć, za pomocą środków cyfrowych. Nasze doświadczenie mówi nam również, że wykorzystanie narzędzi cyfrowych często zwiększa zaangażowanie w spotkania, niezależnie od tego, jak często są one prowadzone. Zwiększone zaangażowanie pracowników podczas spotkań zapewni, że kwestie będą zgłaszane i rozwiązywane szybko i sprawnie, a także zapobiegnie narastaniu problemów w czasie. I wreszcie, ale z pewnością nie najmniej, w ANT wiemy, że korzystanie z narzędzi cyfrowych do spotkań przynosi lepszą komunikację między działami bez potrzeby wszystkich zainteresowanych, aby być fizycznie obecny. Dzieje się tak, ponieważ wykorzystanie narzędzi cyfrowych oznacza, że wykorzystywane materiały i omawiane sprawy mogą być łatwo udostępniane innym działom poprzez współdzielenie dokumentów. Aby uzyskać więcej informacji o tym, jak narzędzia cyfrowe ANT mogą pomóc w zwiększeniu efektywności spotkań - skontaktuj się z nami.